時間的供應(yīng)是沒有伸縮性的。不管需求有多么強(qiáng)烈，時間的供應(yīng)就是這么多。它沒法用價格來進(jìn)行調(diào)節(jié)，也沒法為它來繪制邊際效用曲線。另外，時日稍縱即逝，根本無法儲存，昨天的時間已是一去不復(fù)返了。所以，時間才是最最短缺的東西。

　　時間失掉以后是完全無法補(bǔ)償?shù)摹Ｔ谝欢ǖ姆秶鷥?nèi)，我們可以用一種資源來替代另一種資源，比如，用銅來替代鋁，用資金來替代勞力。我們可以使用更多的智力，也可以使用更多的體力。但是沒有任何東西可以替代已經(jīng)失去的時間。

但是人卻往往最不善于管理自己的時間。

　　近一個世紀(jì)來，我們已經(jīng)懂得一個人要先做好時間使用的記錄，接著才能了解自己的時間是怎么使用的，最后才有可能管理好自己的時間。
 
紀(jì)錄實際使用時間的情況

　　要使工作卓有成效，第一步就是要將實際使用時間的情況記錄下來。

　　關(guān)于記錄時間的具體辦法，我們不在此討論了。有些管理者可能自已做記錄。其他諸如董事長之類的也許只是關(guān)照一聲，記錄的事情就出秘書代勞了。最關(guān)鍵的是要把時間記錄下來，而且必須真實。必須要把事情發(fā)生的確切時間記錄下來，干萬不可事后憑記憶再來追記。

　　許多卓有成效的管理者都保持著做這種記錄的習(xí)慣，并對這些記錄每月定期進(jìn)行檢查。卓有成效的管理者至少每年兩次、每次3-4個星期要親自來做自己的工作記錄。每次親自做過記錄之后，管理者就有必要重新考慮并修訂他們的時間安排。但不到六個月，他們肯定會發(fā)現(xiàn)自己又有所偏離，常常會在一些無關(guān)緊要的瑣事上浪費(fèi)時間。這是一種練習(xí)，只有通過反復(fù)練習(xí)才能學(xué)會有效地使用自己的時間，也只有反復(fù)不斷地作出努力來管好自己的時間，才能避免上述這種偏離現(xiàn)象。
 
對時間進(jìn)行有序的管理

　　為此，需要找出自己的哪些活動是浪費(fèi)時間、不產(chǎn)生效果的，并盡可能將這些活動從時間表上排除出去。要做到這一點，這里有些診斷性的問題，可以問一問自己。

1.首先必須發(fā)現(xiàn)并排除那些根本不需要去做的事情和那些純粹浪費(fèi)時間而又不產(chǎn)生效果的事情。為此，需要對記錄上的所有活動進(jìn)行仔細(xì)地審察：'如果根本不做這件事，將會怎么樣？'假如審察下來的結(jié)果是'沒有關(guān)系'的話，那么結(jié)論很明白：以后就不要再做這件事了，令人難以理解的是竟有這么多大忙人成天不停地忙著那些他們覺得難以割舍的事，比如沒完沒了的演說和宴會，請他們當(dāng)各種委員會及董事會的成員，所有這一切都會讓這些大忙人花去很大一部分時間。雖然他們本人往往也并不喜歡這些活動，也無法真正去履行這些職責(zé)，但他們還是不得不年復(fù)一年地去參加這些活動。其實，只要學(xué)會說個'不'字，問題就解決了。參加這種活動對本人所在的機(jī)構(gòu)、對本人以及對舉辦這些活動的組織來說，都不會有什么好處。

2.下一個問題便是：'記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果的？'那邊常常需要出席宴會的董事長還發(fā)現(xiàn)，另外約有三分之一的正式宴會只要有公司的高級管理人員到場即可，并非每次都要他親自去參加不可。因為主辦單位只是希望把公司的名字列在客人的名單上。

　　好幾年來人們都在議論-種管理上的'授權(quán)委托'（'delegation'in managment）。不管是企業(yè)，還是政府機(jī)關(guān)、大學(xué)或部隊，這些機(jī)構(gòu)里的每位管理者都被告知要當(dāng)一名合格的'授權(quán)委托人'（dclegator）。其實，在一些大單位中，大多數(shù)管理者自己就在不斷鼓吹這一做法。我不知道這種做法到底有什么好處，鼓吹這種做法沒人要聽是在情理之中的，就是按他們的說法，這種委托論也顯得毫無意義。假如這種委托的意思是別人應(yīng)該'幫我'做部分工作的話，那就不對頭了。我們領(lǐng)工資是因為我們做了自己的那份工作。按他們的說法，最懶惰的管理者豈不成了最佳管理者了？其實，這種論調(diào)不僅是荒唐的，而且是違反道德的。

　　把那些別人可以做的事情交付出去，這樣管理者也就不用再去'委托'他人，自己又可集中精力做好該做的工作，于是便可大大地提高自己的工作效率。

3.還有一項時間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費(fèi)別人的時間

　　這種毛病的癥狀并不明顯，但是我們有個簡單的辦法可以診斷出這個毛病。那就是問問你的下屬。卓有成效的管理者早已學(xué)會用策略的、但卻毫不掩飾的語氣來詢問：'我常做哪些浪費(fèi)你們時間而又不產(chǎn)生效果的事情？'問這樣的問題，問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。

　　許多管理者都意識到了哪些事情會浪費(fèi)他們的時間，然而他們不敢面對這個問題。

　　每位美國總統(tǒng)剛上臺時，他總會接受很多的邀請。但不久他就會發(fā)現(xiàn)，他還有很多其他事情要做，而像雪片似地飛來的眾多邀請絕大多數(shù)并不能幫他提高工作效率。于是他就開始謝絕邀請，以至于最后使外界覺得他不太容易接近。少則幾個星期多則幾個月，報紙和電臺便開始報道說：'總統(tǒng)與外界正在失去聯(lián)系。'于是他就會進(jìn)行必要的調(diào)整，他會在被人剝奪工作效率與利用公開場合開展工作之間尋求一種較為合適的折中辦法。

　　其實管理者若將他們的活動砍得太多了也并不會有什么風(fēng)險。我們通常總是容易過高地估計（而不是低估）自己的重要性，總認(rèn)為許多事請只有由自己來干才行。就是非常有成效的管理者也會做許多不必要的、不產(chǎn)生任何效果的事情。
 
砍掉浪費(fèi)時間的活動

　　以上三個診斷性的問題旨在說明管理者自己能控制那些耗費(fèi)時間又不產(chǎn)生效果的活動。每位知識工作者、每位管理者都該用以上子個問題來檢查一下自己。但是，經(jīng)理也要關(guān)心因管理不善或機(jī)構(gòu)有缺陷而產(chǎn)生的時間流失現(xiàn)象。管理不善不但會浪費(fèi)大家的時間，特別會浪費(fèi)經(jīng)理自己的時間。

1.首先必須找出那些因缺乏制度或遠(yuǎn)見卓識而產(chǎn)生的種浪費(fèi)時間現(xiàn)象。這些現(xiàn)象有一個共同的癥狀，那就是會反復(fù)出現(xiàn)'危急現(xiàn)象'，比如每年都會發(fā)生的危機(jī)。這種危急現(xiàn)象如果發(fā)生了第二次，那就決不能讓它再發(fā)生第三次。

　　每年出現(xiàn)的庫存危急現(xiàn)象就是個例子?，F(xiàn)在用上了電腦，于是我們就可以比過去更加容易地去對付這一危機(jī)了，但是費(fèi)用也比以往任何時候都高了，這么看來我們還很難說已經(jīng)取得了很大改進(jìn)。