如何進行立體倉庫項目招標

聯(lián)想神州數(shù)碼科技有限公司   王銀學(xué)
           現(xiàn)在越來越多的生產(chǎn)型企業(yè)、流通型企業(yè)正準備建造立體倉庫，有的企業(yè)還將立體倉庫作為企業(yè)的投資方向之一。一般情況下，國內(nèi)一座立體倉庫的造價在數(shù)百萬到數(shù)千萬元不等，規(guī)模大的立體倉庫造價會超過1億元。在歐洲，一套復(fù)雜一些的物流系統(tǒng)（含硬件、軟件）花幾千萬歐元是很常見的。
      由于立體倉庫項目涉及的資金數(shù)額大，通常情況下需要招標來確定總包方。下面，就立體倉庫項目招標的一般步驟和實際操作中的一些細節(jié)做簡單的交流。
      這里所談的立體倉庫是指一個立體倉庫系統(tǒng)，一般包括AS/RS（例如：貨架、堆垛機或高架叉車等）、配套的輸送系統(tǒng)（例如：輥子輸送機、皮帶輸送機、懸掛輸送機等）、搬運設(shè)備（例如：叉車、托盤搬運車、下推車等）、輔助存儲設(shè)備（例如：貨柜、小貨架、升降平臺、碼垛機器人）；還包括信息系統(tǒng)，例如WMS、TMS以及信息系統(tǒng)所需要的IT設(shè)施（服務(wù)器、PC）。
可行性分析及立項
對于一個管理規(guī)范的公司來說，特別是對于上市公司來說，任何一筆資金投入都應(yīng)該有可行性報告，在可行性報告獲得批準后正式立項。
立體倉庫建設(shè)的可行性報告一般包括以下部分：

建設(shè)內(nèi)容?？梢詫⒔ㄔO(shè)的大致規(guī)模、功能定位、戰(zhàn)略意義等一一說明。
技術(shù)可行性分析。主要分析實施中采用的技術(shù)及可實施性（例如采用堆垛機或者高架叉車存取作業(yè)、采用flow rack或貨柜存儲、采用Pick by label或者RF揀選，自動分揀等等），實施時可能遇到的困難及如何解決。還應(yīng)該強調(diào)技術(shù)的先進性及可擴展性。
投資可行性分析。包括建設(shè)周期、收回投資的年限、間接收益。一般情況下，立體倉庫建筑會按8年或10年攤銷，立體倉庫設(shè)備按5年折舊。具體攤銷或折舊年限可根據(jù)公司的相關(guān)財務(wù)會計制度來操作。
建設(shè)必要性分析。綜合上面abc三項內(nèi)容，說明建設(shè)本立體倉庫的必要性。
一般情況下，企業(yè)決策者比較注重投資可行性分析報告部分，因為企業(yè)的最終目的是盈利，要有合適的投入產(chǎn)出才能獲得相關(guān)人員和部門的批準。而對于企業(yè)負責(zé)項目實施的主管負責(zé)人，會比較關(guān)心技術(shù)可行性分析報告。
需求分析及確認
需求分析是否詳細、準確，是立體倉庫項目招標和實施成敗的關(guān)鍵。
為了使立體倉庫能盡可能地滿足實際業(yè)務(wù)需求，需求分析最好由業(yè)務(wù)部門中最熟悉業(yè)務(wù)的骨干員工參與，主要是針對現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢來進行需求分析。需求分析要詳細，在招標書中并不一定要全部體現(xiàn)出來，但在招標的答疑過程中，可能會問到招標人需求的細節(jié)，而最業(yè)務(wù)部門的員工不可能全程參與招標，在做需求分析時盡可能將其需求明確出來、詳細地記錄下來，以便獲得最好的投標方案。
選擇招標代理機構(gòu)和編寫招標書
根據(jù)《招標投標法》規(guī)定，全部或部分使用國有資金投資或者國家融資的項目或者使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目必須進行招標。同時規(guī)定，招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。對于必須進行招標的項目，招標人自行辦理招標事宜的，應(yīng)向有關(guān)行政監(jiān)督部門備案。
如果委托招標公司進行招標，可以由招標公司編寫招標書，也可以和招標公司一起編寫。選擇招標公司時，要注意其資質(zhì)，看是否有過大型項目的招標經(jīng)驗，最好有過立體倉庫項目招標經(jīng)驗。委托招標公司招標要有一定的代理用，所以，如果企業(yè)自身有足夠的實力，且不必委托招標的，可以自行招標。
由于向有關(guān)行政監(jiān)督部門備案比較繁瑣，如果不是法律規(guī)定的必須招標的項目，自行招標時可以不辦理備案，這樣可以省去一些手續(xù)，縮短招標籌備時間。
國家每年會給一些重點企業(yè)撥付一定的技改資金，如果企業(yè)使用這些資金進行立體倉庫建設(shè)，最好委托招標代理機構(gòu)招標，既可以省去招標的許多瑣事，還可以回避一些敏感的問題。而對于企業(yè)自籌資金建設(shè)立體倉庫的，自行招標可以節(jié)省幾萬甚至幾十萬元的費用。
還有一點值得注意的是，有的招標代理機構(gòu)運作水平比較低，選擇的評委參差不齊，可能評選出的結(jié)果與企業(yè)的期望會有差距。所以選擇招標代理機構(gòu)時一定要慎重。
招標書一般包括以下內(nèi)容：
地塊圖。圖紙可以是示意圖或Auto-cad圖紙，也可以是照片，但要能體現(xiàn)立體倉庫建設(shè)用地規(guī)劃紅線位置、周邊道路等，最好有明確的尺寸。對于有的地區(qū)會有一些特殊的要求，例如軍事設(shè)施或軍事禁區(qū)附近或者機場附近會有高度限制；有的科技園區(qū)會對建筑的風(fēng)格、外形有一定的要求，要與周圍的建筑和諧統(tǒng)一。
標的。如果沒有確定的標的，最好要有一個大致的范圍，以便于投標人做出更合適的投標方案。因為國產(chǎn)的與進口的立體倉庫設(shè)備、軟件的價格相差很大，特別是歐美的設(shè)備和軟件；日本的設(shè)備價格比國產(chǎn)的稍微貴一些，但一般不是采用最新的技術(shù)，因而很可能性能不是最好的。一般情況下，發(fā)布的標的應(yīng)該留一定的余地，例如企業(yè)準備在某一立體倉庫項目上投資3000萬元，在招標書上可以寫標的2500~2700萬元。因為企業(yè)在招標前期自身對需求不是很明確，在與投標人交流或在項目實施的過程中，會有一些更明確的需求或新增一些需求，這樣會增加一些資金投入。一般預(yù)留出10%的資金比較合適。
基本需求。例如作業(yè)模式、多少個貨位、吞吐能力等等。
投標文件格式。為了便于評標，最好要規(guī)定統(tǒng)一的投標格式，要求潛在投標人按照格式來投標。例如投標報價表（見表1）、投標保證函（見附件1）
投標注意事項。
表1 詳細投標價格表

詳細投標價格表

投標方名稱：                        幣種及單位：_________________________

設(shè)備名稱：__________________________


序號
部件名稱
規(guī)格型號
產(chǎn)地廠商
單價
數(shù)量
小計
備注        
合計： 人民幣+ 美元
投標方代表簽字：__________________________
注：
該表可以復(fù)制。

請分項詳細填報設(shè)備名稱。內(nèi)容包括存儲、揀選、搬運及周邊設(shè)施，計算機管理系統(tǒng)等。
價格不符以單價為準。
采用美元報價和人民幣報價的分別匯總，填入“合計”處。
發(fā)放招標書
招標分為公開招標和邀請招標。公開招標也稱無限競爭招標，即理論上滿足條件的廠商都可以前來投標。邀請招標也稱有限競爭招標，即被邀請的廠商才可以投標。招標人不接受邀請范圍以外的投標人的投標。

對于公開招標，要想獲得更多更好的投標方案，應(yīng)盡可能大范圍地發(fā)布招標信息，可以在報刊、雜志、網(wǎng)站等載體上發(fā)布招標公告。

       對于邀請招標，應(yīng)該選擇實力雄厚的廠商前來投標。邀請招標一般是通過發(fā)《投標邀請函》來進行。一般發(fā)完邀請函之后，應(yīng)該與被邀請人進行電話確認，看是否收到邀請函，是否接受邀請?！锻稑搜埡芬话愀袷饺缦拢?

                         投標邀請函
XXXX公司：
     我公司就XX立體倉庫工程項目進行有限競爭招標，現(xiàn)邀請貴公司前來應(yīng)標。
1、招標編號：NNNNNNN
2、工程名稱：立體倉庫
3、工程量：N座
4、招標內(nèi)容：方案、設(shè)備、軟件等；
5、施工地點：XXXXXX
6、竣工日期：XXXX年XX月XX日
7、招標文件發(fā)放時間及地點：
    時間：XXXX年XX月XX日~XX月XX日，每天XX：00―XX：00（節(jié)假日除外）
    地點：XXXXXXXXXXX
電 話：XXXXXXXXXXX；傳 真：XXXXXXXXXXX
郵政編碼：XXXXXX ；聯(lián) 系 人：XXX
8．現(xiàn)場踏勘時間：XXXX年XX月XX日XX:00
9. 標書投交地點: XXXXXXXX; 聯(lián)系人 XXX
10．投標截止時間：XXXX年XX月XX日XX:00（北京時間，以收到時間為準），逾期或不符合規(guī)定的投標文件恕不接受。
11.開標及陳述時間、地點：XXXX年XX月XX日XX:00 地點：XXXXXX
13．詢標請與XXX聯(lián)系，聯(lián)系電話XXXXXXXXXX
14．領(lǐng)取標書時請出示單位證明或介紹信。
                                               YYYY公司（蓋章）
                                               XXXX年XX月XX日

     因為有的潛在投標人（被邀請的投標人可能投標，也可能不投標，故稱潛在投標人）可能有許多項目，他們會根據(jù)邀請函中的相關(guān)信息來權(quán)衡利弊，確定是否前來應(yīng)標。
     目前國內(nèi)具有承接大型立體倉庫項目能力的廠商屈指可數(shù)，國際上最知名物流廠商基本上都能在中國承接立體倉庫工程項目。這些廠商加起來也不過30家，有的廠商能提供的立體倉庫水平很高，但價格也很高，所以真正能與本企業(yè)相配的廠商不會太多。所以在發(fā)放邀請函時，盡量做到不放過任何一家。可能有的廠商實力不錯，但不在被邀請之列，在標書發(fā)放的有效期內(nèi)，可以繼續(xù)發(fā)放邀請函。
     發(fā)放招標書時，可以收取一定的費用，一般在200~1000元不等。通常遇到的情況是企業(yè)無法開具這一費用的發(fā)票，如果企業(yè)財務(wù)制度上沒有硬性規(guī)定需要收取這一費用，建議不收費。
     如果發(fā)放的招標書中有涉及到商業(yè)秘密的內(nèi)容，一定要和領(lǐng)取標書者簽定保密協(xié)議。一般情況下，不要將招標書中機密信息以電子版的形式發(fā)放，以防止輕易地傳播到競爭對手手中。有的信息可以通過電話或面談的形式告訴潛在投標人，使保密信息控制在盡可能小的范圍內(nèi)。
     領(lǐng)取招標書時，要做好登記（見表2），以便在應(yīng)標過程中與潛在投標人溝通。對于潛在投標人的詢標，最好也做簡單的記錄，以便反查。而且，從潛在投標人的詢標可以體現(xiàn)出其對此項目的重視程度和實力，對評標也有一定的作用。
     根據(jù)《招標投標法》規(guī)定，招標人不得將潛在投標人的一些信息透露。當遇到個別潛在投標人探聽其他人的信息或招標人的傾向性意見時，招標人應(yīng)當既不打消其投標積極性，又嚴格為所有潛在投標人保密。

表2：XXX公司立體倉庫項目招標書領(lǐng)取登記表 公司名稱
領(lǐng)取人姓名
職務(wù)
聯(lián)系電話
手機號碼
傳真號碼
E-mail
領(lǐng)取時間
      在應(yīng)標過程中，如果招標人有新的需求或?qū)φ袠藭械囊恍〇|西進行澄清，可以向潛在投標人發(fā)出招標補充文件，此過程中的任何變更要以書面形式通知到所有潛在投標人，以示公允。這些通知應(yīng)該在截標前15天內(nèi)完成，按《招標投標法》規(guī)定，超過這個時間不能再對招標文件作任何變更。
對于依法必須招標的項目，根據(jù)《招標投標法》規(guī)定，從開始發(fā)放招標文件到截標的時間不得少于20天。
一般在應(yīng)標過程中，招標人應(yīng)該安排技術(shù)交底會，并請所有潛在投標人到現(xiàn)場踏勘。技術(shù)交底的時間可以定在發(fā)放招標書后2~4天之內(nèi)，在招標書中應(yīng)該將這一時間明確出來。

截標及開標

在國內(nèi)，一般情況下，絕大多數(shù)投標人會在截標前1小時內(nèi)親手將投標文件遞交到招標人，很少有投標人提前幾天遞交投標文件的。

接收投標文件時，同樣要做好登記，并檢查一下是否按要求密封的，以免在開標時出現(xiàn)麻煩。

開標時間與截標時間一致。開標時，可以聘請律師做現(xiàn)場見證或請公證機構(gòu)公證；當然，也可以在整個招標過程都請律師見證，只不過費用會多一些。

投標人一般都會參加開標，有的投標文件在開標時就能判定為無效，所以可以在開標時給到會的所有投標代表發(fā)放一份禮品，既顯得禮貌，又能平息無效投標人的不平。

根據(jù)建設(shè)部規(guī)定，外國企業(yè)承包中國境內(nèi)的工程，需要取得《外國企業(yè)承包工程資質(zhì)證》。在開標時，要看投標的外國企業(yè)是否出具了這一證明。

開標時一般采用唱標的方式，即派1人當眾拆封，取出報價單和相關(guān)資質(zhì)證明；1人宣讀報價單（包括報價單上投標方名稱、總價等），如果同一投標人有多種方案時，根據(jù)事先約定一一宣讀或只取最高或最低的報價；1人記錄在白板上或使用投影設(shè)備展示給所有投標代表。

對于開標時無法確定是否為有效的投標方案，首先征求律師的意見。如果沒有律師在場，可以將情況如實向參會的投標代表說明，征求大家的意見，投標人代表可以做適當?shù)慕忉專绻邪霐?shù)以上的投標人認為應(yīng)該判定為無效的，招標人可以判定此投標文件為無效投標文件。當然，對于這種有爭議的投標文件，也可以有招標人自行決定是否有效。
評標及定標
    能否選中最優(yōu)方案，評委是關(guān)鍵。確定評委時應(yīng)排除與投標人有利害沖突的人。對于法律規(guī)定必須招標的項目，其評委需要從專家?guī)熘谐槿　?
    自行招標的評委可以由招標人外請物流行業(yè)有豐富經(jīng)驗的專家、學(xué)者組成，最好既有學(xué)院派的教授、又有實用派的物流專家。評委人數(shù)一般為5人以上的單數(shù)。為了能選擇真正能滿足企業(yè)的實際需求的方案，招標人最好要安排1~2名精通物流的員工參與評標，這些員工可以參與到從概念設(shè)計、籌劃招標、編寫招標書、招標，一直到立體倉庫建成后投入使用的整個過程。
    評標評標一般分為2輪或3輪。在初評階段，評委只需要大概地將所有投標方案了解后，采用差額投票的方式淘汰一部分投標方案。投票格式可參考表3。

表3：XXX公司立體倉庫項目標書初評表
序號
投標方名稱
淘汰原因
備注
1、 2、3、4
　 　 　
評委簽名：_________________
     對于所有評委都投票淘汰的投標方案，可以直接淘汰；對于不十分明顯的，應(yīng)該將淘汰原因逐一拿來討論，看是否是關(guān)鍵問題。
    一般情況下，經(jīng)過初評后留下一半或者5個左右的投標方案進入下一論評選。第二輪評標需要詳細一些，要將所有投標方案可比項逐一進行對比，不可比項單獨羅列出來?？梢韵扔稍u委討論哪些是評比項，并給予權(quán)重，整理成空白表格，先由評委以背對背的方式評比（參加表4），再匯總討論。

表4：XXX公司立體倉庫項目標書評選表
項目
內(nèi)容
權(quán)重
評分
得分
備注
資質(zhì)
1、是否有承攬此項目的綜合能力
10　
2、是否有實施類似項目的業(yè)績
3、證明文件是否齊全、有效
4、注冊資金是否足夠
5、其他
總體方案
1、功能滿足性
40
2、能力（分揀、配送）
3、運營成本
4、物流路線
5、空間使用率
6、管理程序需求
7、可擴展性
8、自動化程度
9、作業(yè)安全性
信息系統(tǒng)
1、集成性好、穩(wěn)定性強
15
2、系統(tǒng)功能
報價
1、與標的的差距
15
2、價格的合理性
3、其他
設(shè)備
1、先進性
20
2、可靠性
3、售后服務(wù)（成本、響應(yīng)速度）
4、價格性能比
      匯總討論時，對于全體或絕大多數(shù)評委一致的評價，可以不深入討論，只需總結(jié)歸納；對于存在出入的評價，需要逐一進行討論，直到取得一直意見。討論無法達成一致意見的，采用權(quán)威決定法，即該領(lǐng)域的專家來確定，或者由企業(yè)負責(zé)人確定。
      所有評選表討論完后，把總分加起來，按照總分遞減的順序排名。如果某一方案的總體評分明顯高于其它方案，可以確定為中標侯選人方案。評委會可以推薦多個中標候選人，一般2~3個，而且要考慮到均衡性，最好不要全部為國外廠商或全部為國內(nèi)廠商，在標底范圍內(nèi)的，可以考慮不同層次報價的?？偟脑瓌t是“不崇外、不最低”，也就是說不要認為國外的方案一定是最好的，也不能認為報價最低是最劃算的。因為立體倉庫是一個系統(tǒng)工程，需要的是系統(tǒng)的性能，而不是單一的機械性能或最好的軟件。
      根據(jù)《招標投標法》規(guī)定，在確定中標人之前，招標人不得與投標人就投標價格、投標方案等實質(zhì)性內(nèi)容進行談判。
      如果招標人遇到多個中標候選人舉棋不定時，可以先發(fā)出中標侯選通知，即通常所說的“入圍通知”，再就實質(zhì)性的問題進行探討。
      自行招標的，在確定中標人之前，最好向企業(yè)的決策者請示，以便在今后的項目實施過程中能從企業(yè)決策者那兒獲取更多的資源。而且企業(yè)決策者可能會從戰(zhàn)略的高度來考慮問題，而不僅僅是從立體倉庫項目本身來考慮。例如考慮到企業(yè)形象問題，一家大的企業(yè)一般不會選擇一家名不見經(jīng)傳的廠商作為中標人，上市公司還會考慮股市的反應(yīng)，等等。
       確定中標人后，應(yīng)當向中標人發(fā)出書面的《中標通知書》，并將評標結(jié)果通知到所有沒有中標的投標人（俗稱《落標通知書》）。《中標通知書》對招標人和中標人都有法律效力，所以在《中標通知書》中最好不要涉及到今后的合同條款的內(nèi)容，以免引起麻煩。但可以在《中標通知書》列出一些約束中標人的條款，例如要求中標人對投標方案進行完善，選用最新的控制設(shè)備。

草擬合同及合同談判
合同草案可以由招標人擬訂，也可以由中標人草擬。一般立體倉庫項目合同包括商務(wù)合同和技術(shù)合同兩個部分。草擬完的合同，商務(wù)部分應(yīng)該提交企業(yè)的商務(wù)部門審核，技術(shù)部分應(yīng)該交由懂技術(shù)的人員或外請技術(shù)顧問來審訂。最終合同文本應(yīng)通過企業(yè)的法務(wù)部門或請律師審核。

合同談判一般是十分艱難的，因為這其中都是利益沖突，價格的變動都是利潤的變動，凡是和經(jīng)濟利益沾邊的事情，雙方都會十分謹慎。稱合同談判為拉鋸戰(zhàn)或持久戰(zhàn)是毫不夸張的，國內(nèi)曾經(jīng)出現(xiàn)過立體倉庫招標后，合同談判談了將近1年的例子。按照《招標投標法》規(guī)定，應(yīng)該在發(fā)出《中標通知書》后1個月內(nèi)簽訂書面合同，而在實際操作中會有很大的難度；如果無法在1個月內(nèi)簽訂合同，可以先草簽一個合同意向，對合同雙方都有一定的約束作用。

“雙贏”應(yīng)該作為合同談判的宗旨，招標人并不一定把價格壓得越低越好，要讓中標人“有利可圖”。

當然，壓價或增加供貨內(nèi)容是很普遍的現(xiàn)象。招標人可以拿其它投標人的方案和價格來與中標人的進行橫向比較，但一定不能告訴這些方案和價格是哪一個投標人的。

往往在招標時對企業(yè)的需求無法考慮周全，特別是對技術(shù)細節(jié)考慮不是很細致，可以采用“技術(shù)的疏漏商務(wù)來補”的原則，即技術(shù)條款無法表達清楚或無法表現(xiàn)完整的東西，通過商務(wù)條款來彌補。

簽定合同及合同執(zhí)行
       簽定合同才是招標的最終結(jié)局。合同簽訂儀式可以簡單一些；當然也可以借此機會來擴大企業(yè)的影響力，辦得隆重一些。
       簽定合同時，可以召集相關(guān)人員都到場，也可以在合同簽定后開一個啟動會（KICK OFF MEETING），讓相關(guān)人員了解和支持這個項目的進展，以便在執(zhí)行合同時能順利進行。例如合同執(zhí)行過程中，會有報銷、借款、向乙方支付合同款等事情，那么最好要取得財務(wù)人員的支持；會使用公司車輛、辦公用品、禮品等，需要行政后勤部門的幫助。
       立體倉庫建設(shè)周期一般在3個月~2年不等，主要取決于廠房建設(shè)周期和立體倉庫本身的復(fù)雜程度。如果不考慮廠房等土建工程和市政配套工程的因素，單純立體倉庫的設(shè)備安裝、系統(tǒng)調(diào)試，一般最快的只需要2個月，復(fù)雜一些的需要半年。
       比較常見的問題是土建工程施工和市政設(shè)施施工影響立體倉庫施工，這樣，立體倉庫實施周期延長是很普遍的現(xiàn)象，延期2個月是比較理想的狀況，延期半年的不足為奇，延期1年以上的也發(fā)生過。所以在合同實施之前，企業(yè)要充分考慮這些影響。
       總之，立體倉庫項目招標，要從系統(tǒng)的角度來考慮，既要注重每一個細節(jié)，又不能只停留在某一細節(jié)上。